La cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación también es la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios.
· Una cotización no es una exploración, sino una suma. Las cotizaciones no son parte del proceso de ventas. Son parte del proceso de implementación. La venta ocurre antes que la propuesta o cotización sea escrita.
¿Qué es una hoja de cotización?Es un documento que permite a la empresa o compañía llevar un control específico de costos y pedidos dependiendo del producto o productos que esta venda, y en caso del cliente del que el quiera adquirir une ejemplo de ello imagen 1.1.
Imagen 1.1
¿Qué elementos contiene una cotización?
No existe un método general para elaborar una cotización, debido a que cada proyecto y cada negociación son diferentes, sin embargo, hay una serie de elementos, tanto de forma como de fondo, que se deben considerar en la elaboración de la cotización para que resulte más efectiva. Con respecto a la forma hay que asegurarse de que la propuesta esté bien estructurada. El primer elemento que debe incluirse en una cotización es la identificación de la empresa (nombre, logo y datos de contacto). Este elemento, no sólo define la identidad de la empresa.
Primero debe llevar la fecha, después lo datos de la empresa o persona a la que le dará la cotización como la dirección, después el destinatario y ya en la descripción de tu servicio trata siempre de escribir las cantidades con numero y letra para evitar problemas, explica las cosas bien que no quede duda por ejemplo cotización de playeras a 3 tintas (c/tinta .80 c) 2.40 por prenda (dos pesos con cuarenta centavos) trata de poner observaciones y notas, y recuerda siempre al final de la hoja que venga tu correo electrónico, teléfono, celular y la dirección donde te puedan encontrar.
Elementos:
1. Número de solicitud de cotización a proveedores.
2. Fecha en la que se elabora.
3. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.
4. Clave del material que se solicita.
5. Descripción del material solicitado.
6. Cantidad solicitada. 7. Fecha límite para que el proveedor conteste.
8. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha en la que se expidió.
9. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del encargado de compras.
La solicitud de cotización a proveedores, deberá contener el espacio necesario para que el proveedor conteste lo siguiente:
1. Precio por unidad.
2. Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía.
3. Condiciones de pago.
4. Firma de la persona que recibió la solicitud de cotización en el establecimiento del proveedor.
¿Quiénes son los encargados de llenar una cotización?
En cualquier tipo de negocio, es importante establecer claramente la responsabilidad y autoridad que tiene cada persona para desempeñar ciertas funciones. Así mismo, es importante que quede evidencia escrita de lo que hace cada quien.
Sin embargo, también debemos tener cuidado de no caer en un manejo excesivo de papelería o en trámites que en lugar de facilitar la operación del negocio la entorpezcan.
Los encargados de llenar las cotizaciones son los personas autorizadas que son las intermediarias entre la compañía y el dueño del producto, dependiendo en el área en la que estos se encuentren, por ejemplo: un agente de ventas o seguros estos son encargados o responsables de llenar dicha cotización, o el encargado de la compra de productos el cual primeramente tienen que estar autorizado por un proveedor, etc.
No existe un método general para elaborar una cotización, debido a que cada proyecto y cada negociación son diferentes, sin embargo, hay una serie de elementos, tanto de forma como de fondo, que se deben considerar en la elaboración de la cotización para que resulte más efectiva. Con respecto a la forma hay que asegurarse de que la propuesta esté bien estructurada. El primer elemento que debe incluirse en una cotización es la identificación de la empresa (nombre, logo y datos de contacto). Este elemento, no sólo define la identidad de la empresa.
Primero debe llevar la fecha, después lo datos de la empresa o persona a la que le dará la cotización como la dirección, después el destinatario y ya en la descripción de tu servicio trata siempre de escribir las cantidades con numero y letra para evitar problemas, explica las cosas bien que no quede duda por ejemplo cotización de playeras a 3 tintas (c/tinta .80 c) 2.40 por prenda (dos pesos con cuarenta centavos) trata de poner observaciones y notas, y recuerda siempre al final de la hoja que venga tu correo electrónico, teléfono, celular y la dirección donde te puedan encontrar.
Elementos:
1. Número de solicitud de cotización a proveedores.
2. Fecha en la que se elabora.
3. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.
4. Clave del material que se solicita.
5. Descripción del material solicitado.
6. Cantidad solicitada. 7. Fecha límite para que el proveedor conteste.
8. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha en la que se expidió.
9. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del encargado de compras.
La solicitud de cotización a proveedores, deberá contener el espacio necesario para que el proveedor conteste lo siguiente:
1. Precio por unidad.
2. Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía.
3. Condiciones de pago.
4. Firma de la persona que recibió la solicitud de cotización en el establecimiento del proveedor.
¿Quiénes son los encargados de llenar una cotización?
En cualquier tipo de negocio, es importante establecer claramente la responsabilidad y autoridad que tiene cada persona para desempeñar ciertas funciones. Así mismo, es importante que quede evidencia escrita de lo que hace cada quien.
Sin embargo, también debemos tener cuidado de no caer en un manejo excesivo de papelería o en trámites que en lugar de facilitar la operación del negocio la entorpezcan.
Los encargados de llenar las cotizaciones son los personas autorizadas que son las intermediarias entre la compañía y el dueño del producto, dependiendo en el área en la que estos se encuentren, por ejemplo: un agente de ventas o seguros estos son encargados o responsables de llenar dicha cotización, o el encargado de la compra de productos el cual primeramente tienen que estar autorizado por un proveedor, etc.
OK, MUY BIEN
ResponderEliminarSALUDOS